Pitanje čitatelja
Poštovani profesore,
čitajući vaše kolumne došao sam na ideju da vam se obratim s jednim osobnim problemom i bit ću vam zahvalan ako mi date neke praktične savjete koji mi mogu pomoći u daljnjem radu. Voditelj sam tima i često se okupimo na zajedničkim sastancima. Radi učinkovitosti sastanak pažljivo planiram kako ne bi trošili nepotrebno vrijeme, ali moji planovi i praksa su često različiti. U timu imam nekoliko vrlo elokventnih i pričljivih pojedinaca koji me naprosto zasipaju pitanjima, ali često zlonamjernima. Tu se obično zbunim i ispustim uzde iz ruku, pa sastanak potraje, a nekad se pretvori u međusobne nadmudrivanje i prepucavanje. Kako da to prevladam?
Mladen, Pula
Odgovor prof. Borisa Blažinića
Danas su sastanci uobičajeni način rada, informiranja, dogovaranja i rješavanja problema te su neizbježan oblik poslovne komunikacije. Kako bismo bili što učinkovitiji, sastanci trebaju biti efikasni i usmjereni ka željenim ciljevima. Često puta na sastancima imamo osobe koje „remete“ dinamiku istog i odvuku ostale sudionike dalje od glavnih tema sastanaka. Vi kao voditelj sastanka trebate držati uzde u svojim rukama i znati usmjeravati pitanja i komentare u željenome smjeru, što nije uvijek jednostavno.
Pojavu postavljanja i odgovaranja na pitanja možemo promatrati s dva aspekta. S aspekta onoga tko postavlja pitanja i onoga tko daje odgovore bez obzira o kojoj situaciji se radi.
Oni koji postavljaju pitanja mogu imati različite želje i motive za postavljanje svojih pitanja. Od iskrene potrebe da dođu do potrebne, korisne i jasne informacije do zlonamjernih pobuda da isprovociraju ili opstruiraju govornika. Uz to još morate pridodati i činjenicu da veliki broj ljudi ne zna postaviti jasno i kvalitetno pitanje.
Oni koji odgovaraju na pitanja moraju znati kako se nositi s „posebnim pitanjima“, kada je pitanje postavljeno s nekim određenim tendencioznim ciljem.
Niže je navedeno nekoliko korisnih savjeta koji vam mogu pomoći u budućim odgovaranjima na „moguća“ i „nemoguća“ pitanja.
1. Što napraviti kada vam postave pitanje na koje ne znate odgovor?
Ako je pitanje vezano uz temu o kojoj raspravljate na poslovnom sastanku nemojte se izvlačiti. Jednostavno odgovorite da ne znate, ali ćete se potruditi da saznate ono o čemu ste upitani.
2. Što napraviti kada vam postave pitanje o nekom strogo povjerljivom podatku ili informaciji?
Odgovor da niste slobodni dati taj podatak ili informaciju ne bi bio poželjan. Radije objasnite razloge povjerljivosti i pripišite ih kompaniji, zakonitosti, sindikatu, privatnosti, konkurenciji ili nekom drugom opravdanom razlogu.
3. Što napraviti kada vam postave pitanje koje nije vezano uz temu sastanka?
Na takvo pitanje odgovorite direktno i vrlo kratko. Možete reći da to nije tema ovog sastanka. Također, prihvatljivo je da kažete nešto u stilu da o tome imate neke informacije koje s osobom možete prodiskutirati drugom prilikom ili nakon što završite sastanak.
4. Što napraviti kada vam postave pitanje kojim se traži proricanje neke poslovne budućnosti?
Nemojte nikada davati prognoze za budućnost, jer to ljudi najčešće kasnije koriste kao neku vrstu osobnog obećanja. Ispričajte se jednostavno osobnim stavom ili politikom kompanije.
5. Što napraviti kada vam postave pitanje vezano uz neku neistinu ili provokaciju?
To je uvijek bačena udica i nemojte se upecati. Ne ulazite u dokazivanje i nemojte dozvoliti da vas to pitanje izbaci iz takta. Kratko i jasno odgovorite: „Ne“, a pri tome uspostavite čvrst očni kontakt s osobom koja je postavila pitanje.
6. Što napraviti kada vam postave pitanje vezano uz neku opravdanu krivnju?
Krivnju u načelu nikada ne priznajemo osim ako krivnja nije osobne prirode. Kada postoji opravdana krivnja u poslovnom odnosu, a nije osobne prirode poželjno je koristiti amortizaciju u odgovoru. Ponovite pitanje, složite se, ali nemojte zaboraviti i dodati neke činjenice koje opravdavaju krivnju ili nastalu situaciju.
