Od razmjene znanja do međunarodnih suradnji, medicinski kongresi imaju važnu ulogu u povezivanju stručnjaka, a Hrvatskoj za privlačenje velikih skupova nedostaje kongresnih kapaciteta.
Od medicinskih kongresa i stručnih edukacija do međunarodnih skupova koji povezuju liječnike i stručnjake različitih specijalnosti, organizacija takvih događanja zahtijeva iskustvo, preciznost i dobro poznavanje potreba medicinske zajednice. Upravo je to područje u kojem je Tatjana Mrzljak izgradila karijeru dugu 23 godine, a danas svoje iskustvo prenosi u vlastitu agenciju Exelor. Za Ordinacija.hr otkriva kako se organizacija kongresa mijenja, što Hrvatskoj nedostaje za privlačenje velikih međunarodnih događanja i zašto tehnologija, unatoč svim mogućnostima, ne može zamijeniti osobni kontakt.
Nakon 23 godine u Filidi odlučili ste pokrenuti vlastitu agenciju. Što vas je potaknulo na taj korak i što želite razvijati kroz Exelor?
Nakon 23 godine rada u Filidi, tijekom kojih sam učila, razvijala se i sudjelovala u organizaciji brojnih domaćih i međunarodnih kongresa, osjetila sam da je vrijeme za novo profesionalno poglavlje. Odluka nije bila jednostavna jer je to velik dio mog profesionalnog i osobnog života, no iskustvo mi je pomoglo jasnije definirati vrijednosti i smjer u kojem želim razvijati posao. Exelor je nastao iz želje da dugogodišnje iskustvo povežem s vlastitom vizijom organizacije događanja. Želim razvijati agenciju koja nije samo tehnički organizator kongresa nego i istinski partner klijentima – razumije njihove potrebe, razmišlja unaprijed i aktivno sudjeluje u stvaranju uspješnih događanja. Naglasak stavljamo na osobni pristup, kvalitetnu komunikaciju i digitalizaciju poslovnih procesa. Vjerujem da tehnologija može znatno pojednostaviti organizaciju, ali da upravo povjerenje, iskustvo i ljudski odnos čine razliku.
Što čini uspješan medicinski kongres i koliko je zahtjevna njegova organizacija iza kulisa?
Za mene je uspješan medicinski kongres onaj s kojeg sudionici odlaze s novim znanjima, iskustvima, idejama i kontaktima koji mogu prerasti u buduće suradnje. Kongresi nisu samo mjesto razmjene stručnih i znanstvenih informacija već i prilika za povezivanje kolega i stvaranje profesionalnih odnosa koji se nastavljaju i nakon završetka događanja. Jednako je važna kvalitetna organizacija koja sudionicima osigurava jednostavno i ugodno iskustvo – od prve informacije i prijave do sudjelovanja i izdavanja potvrda. Iza toga stoje mjeseci priprema, koordinacija brojnih dionika i usklađivanje detalja. Najbolja je organizacija ona koja se ne primjećuje: kada sudionici odlaze zadovoljni, s novim znanjima i poznanstvima, a organizatori bez nepotrebnog stresa, znamo da smo svoj posao dobro odradili.
Koliko su medicinski kongresi važni za razmjenu znanja i praćenje novih dostignuća u medicini, u vrijeme kada je mnogo sadržaja dostupno online?
Digitalne platforme omogućile su široku dostupnost znanstvenih sadržaja, predavanja i stručnih rasprava iz cijelog svijeta. Ipak, osobni susreti imaju vrijednost koju tehnologija ne može u potpunosti zamijeniti. Medicinski kongresi nisu samo mjesto prijenosa znanja već i prostor za raspravu, razmjenu kliničkih iskustava i stvaranje profesionalnih odnosa. Upravo u neformalnim razgovorima, tijekom pauze za kavu ili zajedničke večere, često se rađaju ideje koje prerastaju u stručne suradnje, zajedničke projekte ili nova istraživanja. Online sadržaji izvrsna su nadopuna, no vjerujem da će kongresi uživo i dalje imati važnu ulogu u medicinskoj zajednici.
Kako su se posljednjih godina promijenila očekivanja liječnika, predavača i organizatora kongresa?
Očekivanja su danas veća, a vrijeme koje sudionici mogu izdvojiti za stručna događanja sve je dragocjenije. Liječnici očekuju kvalitetan i aktualan znanstveni program, jednostavnu registraciju, jasne informacije i učinkovitu organizaciju, dok predavači traže pravovremenu komunikaciju i kvalitetnu tehničku podršku. Organizacijskim odborima važni su transparentno financijsko poslovanje, uvid u prijave i pouzdan partner koji preuzima operativno opterećenje. Zato smo razvili jedinstveni sustav koji povezuje prijave na kongres s aplikacijom za komunikaciju i povezivanje sudionika te tehničkom podrškom na licu mjesta, koja omogućuje nesmetano održavanje predavanja, ankete i postavljanje pitanja. Ipak, uza sve tehnološke mogućnosti, kvalitetna komunikacija ostaje ključna. Tehnologija može ubrzati procese, ali ne može zamijeniti razumijevanje potreba klijenta.
Kako uskladiti znanstvenu vrijednost medicinskog kongresa s interesima partnera i pravilima koja reguliraju takva događanja?
To je jedno od najvažnijih, ali i najosjetljivijih pitanja u organizaciji medicinskih kongresa. Znanstvena i stručna vrijednost uvijek moraju biti na prvome mjestu, a sadržaj programa i odabir predavača u nadležnosti su stručnih i znanstvenih odbora, neovisno o komercijalnim interesima. Istodobno, bez podrške industrije mnoge kongrese bilo bi teško organizirati na očekivanoj razini, zbog čega je važno graditi transparentne odnose između organizatora, stručnih društava i partnera iz farmaceutske i medicinsko-tehnološke industrije. Međunarodna pravila i etičke smjernice sve su strože, osobito kada je riječ o odabiru destinacija i hotela. Hrvatska je atraktivna kongresna destinacija, no zbog restriktivnijih pravila pojedinih međunarodnih udruženja i industrije, neki hoteli, posebno na obali, više nisu prikladni za određene medicinske kongrese, unatoč izvrsnoj infrastrukturi i kapacitetima. Uloga profesionalnog organizatora jest poznavati ta pravila, pravovremeno prepoznati moguće prepreke i pronaći rješenja koja odgovaraju svim uključenim stranama, uz očuvanje neovisnosti i kvalitete znanstvenog programa.
Što Hrvatskoj nedostaje da privuče više velikih međunarodnih medicinskih kongresa i postane konkurentnija kongresna destinacija?
Hrvatska ima gotovo sve preduvjete za uspješnu međunarodnu kongresnu destinaciju: dobar geografski položaj, kvalitetne hotele, sigurnost, gastronomiju i bogatu kulturnu baštinu. Nedostaju nam, međutim, veliki, suvremeni kongresni centri s dovoljno dvorana i izložbenih prostora za nekoliko tisuća sudionika. Za skupove s više od 2000 sudionika mogućnosti su nam vrlo ograničene. Veliki međunarodni kongresi planiraju se godinama unaprijed, a ključni su infrastruktura, prometna povezanost, hotelski kapaciteti i logistika. Ulaganje u kongresne centre, osobito u Zagrebu i drugim većim gradovima, povećalo bi našu konkurentnost. Kongresni turizam privlači goste izvan glavne sezone, potiče potrošnju i jača međunarodnu prepoznatljivost Hrvatske, zbog čega ga trebamo promatrati kao strateški važan segment gospodarstva, a ne samo dodatak turističkoj ponudi.
Koje su najvažnije vještine dobrog organizatora kongresa i koliko iskustvo utječe na sposobnost rješavanja nepredviđenih situacija?
Ako bih morala izdvojiti jednu najvažniju vještinu, to bi bila komunikacija. Dobar organizator mora znati slušati, razumjeti potrebe različitih ljudi, jasno komunicirati i brzo donositi odluke. Jednako su važni organiziranost, odgovornost, fleksibilnost, određivanje prioriteta i smirenost u stresnim situacijama. Iskustvo pritom igra veliku ulogu. Nakon više od dva desetljeća u ovom poslu naučite prepoznati potencijalne izazove prije nego što se pojave. Nepredviđene situacije uvijek su moguće – od otkazivanja dolaska predavača i kašnjenja leta do tehničkih teškoća ili promjena programa u posljednji trenutak. Volim reći da je naš zadatak pronaći rješenje prije nego što klijent uopće postane svjestan da postoji problem.
Koji su vam najveći izazovi u pokretanju vlastite tvrtke i što ste naučili tijekom dosadašnje karijere?
Najveći izazov bio je krenuti iznova. Iako iza sebe imam 23 godine iskustva, brojne uspješno organizirane kongrese i razvijenu mrežu poslovnih kontakata, pokretanje vlastite tvrtke znači izgradnju novog poslovnog sustava. Od administracije, financija i ugovora do razvoja procesa, odnosa s dobavljačima i pozicioniranja na tržištu, sve zahtijeva vrijeme, energiju i osobni angažman. Istodobno, novi početak donio mi je veliku motivaciju. Nakon toliko godina rada lijepo je ponovno osjetiti uzbuđenje stvaranja nečega vlastitog, razvijati nove ideje i samostalno usmjeravati poslovanje. Tijekom karijere naučila sam da su povjerenje i dobri međuljudski odnosi temelj uspjeha, da se problemi ne rješavaju sami od sebe i da je komunikacija ključ svakog odnosa. Možda je najvažnija lekcija da uspjeh ne dolazi preko noći, nego se gradi godinama, dosljednošću, odgovornošću i odnosom prema ljudima.
Na kojim projektima Exelor trenutačno radi i po čemu će se istaknuti neki od nadolazećih skupova?
Exelor trenutačno priprema nekoliko stručnih događanja i projekata, s naglaskom na medicinske kongrese i edukacijske skupove. Već sredinom studenoga očekuje nas Škola alergologije, edukacijski projekt pokrenut u suradnji s dr. Anom Gudelj Gračanin. Veseli me razvoj ovakvih projekata jer sa stručnjacima stvaramo nove edukacijske sadržaje koji mogu prerasti u dugoročno prepoznatljiva stručna okupljanja. U 2027. godini posebno bih izdvojila 10. hrvatski kongres dječje kirurgije, koji će okupiti stručnjake radi razmjene znanja, iskustava i novih pristupa liječenju. Važno mjesto zauzima i SEEFORT, međunarodni forum ortopeda i traumatologa, koji ću treći put organizirati u Dubrovniku i kojem se uvijek rado vraćam. Uz medicinske kongrese, Exelor razvija i projekte poslovnih događanja, stručnih edukacija te organizacije poslovnih i grupnih putovanja. Cilj nam je graditi dugoročne odnose s klijentima i svakom projektu pristupiti s jednakom pozornošću, neovisno o njegovoj veličini.
Kako vidite budućnost medicinskih kongresa i koje ciljeve želite ostvariti u sljedećih nekoliko godina?
Vjerujem da će medicinski kongresi postajati sve dinamičniji, interaktivniji i tehnološki napredniji. Umjetna inteligencija i nove tehnologije mijenjaju medicinu, ali i način razmjene znanja. Sudionici žele više od klasičnih predavanja, pa će sve važnije biti interaktivne radionice, prikazi kliničkih slučajeva, simulacije i panel-rasprave. Digitalizacija i umjetna inteligencija unapređuju i organizaciju kongresa, od registracija i obrade sažetaka do komunikacije sa sudionicima. U tom smjeru želim razvijati Exelor, povezujući iskustvo i osobni pristup s modernim digitalnim rješenjima. Ipak, tehnologija ne može zamijeniti osobne susrete i međuljudske odnose. Njezina je svrha olakšati posao i osloboditi vrijeme za ono najvažnije – ljude. Želja mi je da Exelor postane prepoznatljiv kao pouzdan i inovativan partner koji ne pruža samo organizacijsku podršku nego i aktivno sudjeluje u razvoju projekata. Nakon 23 godine u ovom poslu i dalje me veseli što je svaki kongres nova priča, izazov i prilika da napravimo nešto još bolje nego prethodni put.
(Ida Balog)
